El Manual de Hoy en una empresa

Imagina el primer día de trabajo de un nuevo empleado que reclutaste y le señalas quién es la persona que le dirá cómo hacer las cosas, y en el mejor de los casos, le das un “Manual” y le explicas que en este documento describes las funciones y actividades que debe realizar y de las que será responsable como parte de tu empresa.

Ahora debes entender que el empleado nuevo desconoce cómo fluye la información de su área a la que pertenecerá y aunque tenga el Manual, este no es suficiente para visualizar la interacción entre las diferentes áreas que conforman la empresa.  

En este sentido, la cuestión es si realmente comprenderá lo que se describe en el manual. Debes tomar en cuenta que al comenzar a trabajar le surgirán preguntas  como por ejemplo: ¿Cómo abordar cierto problema específico? ¿Cómo tomar la decisión adecuada sobre algo que aún no domina? Si le sucede alguna incidencia, ¿a quién debe dirigirse? Evidentemente ese libro grueso y obsoleto puede no ser de gran ayuda, y se vuelve de vital importancia conocer qué tiene escrito y de qué manera poder entablar una conexión con las actividades que ha de realizar y quien le podrá auxiliar con situaciones que no están escritas.

Pero ¿A qué es a lo que llamas “manual”? Esta palabra la define la Real Academia Española como “de fácil manejar”,  siguiendo este orden de ideas, en principio nos da la pauta de que tiene la finalidad de poder ser entendible para todo empleado de tu empresa. Sin embargo, en la realidad lo que generalmente verá son letras,  por consecuencia podrá caer en el aburrimiento y en la dependencia de alguien  para conocer el proceso, es en este punto donde el incremento de transmisión de vicios laborales es mayor y se aumenta el riesgo en el entorpecimiento de la operación y posible carga administrativa, lo que por consiguiente el clima laboral de tu personal será negativo y llegar a provocar rotación y deficiencia en la productividad.

Hoy día, las empresas cuentan en sus diferentes áreas con manuales de políticas y procedimientos para tener documentado lo que realmente se debe hacer y el cómo realizar las principales funciones, adicionando alcances y responsabilidades para el cumplimiento de los objetivos.

Pero esto ya no es suficiente y te tengo una gran opción para mejorar la transición de los conocimientos y evitar que sea lenta y empírica, ésta valiosa alternativa es que puedes desarrollar un formato en el cual los dueños de las actividades o áreas puedan visualizar gráficamente el cómo desempeñar sus funciones o responsabilidades, la recomendación es que se plasme en un diagrama de flujo. ¿Pero qué es? mi conclusión es que se trata de una representación gráfica de las principales actividades entrelazadas entre sí para la consecución de un objetivo. Seguro te preguntarás ahora: ¿cuáles son las ventajas de documentar por este formato?

Las principales ventajas son:

-Describe gráficamente las actividades implicadas en un proceso de la empresa.

-Mayor entendimiento del flujo de la información.

-Visualizas lo que requieres para iniciar una función y que debe generar al final del proceso.

-Puede identificar las responsabilidades de cada puesto y área que interviene en cada proceso.

-Conoce qué hacer en caso de tener una modificación o alteración al flujo de información.

-Visualiza la interacción entre áreas, y el uso de los sistemas de tu empresa en los procesos.

-Permite reducir los tiempos y costos de capacitación de tu personal nuevo.

-Ayuda a optimizar la identificación de riesgos y controles en los procesos.

Al realizar este tipo de documentación de los procesos que se llevan a cabo en la empresa que tengas o deseas emprender, debes tomar en cuenta que obtendrás una ventaja competitiva en la retención del empleado al crear un sentimiento de pertenencia a tu empresa, porque podrá observar y entender que su puesto no está aislado de los demás, sino que es pieza importante para que se puedan lograr los objetivos estratégicos que le plantees, y que su participación es fundamental para el óptimo flujo de la información.

Finalmente, al contar con diagramas  evitas  que el esfuerzo con el que se elaboran no quede relegado en el último cajón del escritorio y pasen a formar parte del archivo empolvado y olvidado como se venía haciendo con los llamados Manuales.